Volumul mare de documente normative interne din cadrul unei organizaţii, cauzat de elaborare, actualizare, utilizare şi monitorizare a documentelor normative interne, impune probleme de management, coordonare, informare, distribuire şi face ca managementul acestor documente să constituie una din funcţiile de bază în activitatea organizaţiei.
Automatizarea proceselor de management a documentelor normative interne ameliorează coordonarea, operativitatea şi calitatea acestor documente de importanţă majoră pentru buna funcţionare a unei organizaţii.
Sistemul Informatic „Biblioteca Electronică a Documentelor Normative Interne (Biblioteca Electronică) constituie mulţimea mijloacelor metodologice şi informaţionale de realizare a funcţiilor ce ţin de crearea, administrarea şi consultarea bazei de date a documentelor normative interne (documentelor) a organizaţiei.
Scopul elaborării Sistemului Informatic Biblioteca Electronică este determinat de următoarele momente:
- Sistematizarea şi clasificarea documentelor interne;
- Crearea bazei de date unice care va conţine documentelor interne;
- Accesul comod şi rapid al personalului organizaţiei la documentele interne, indiferent de dislocarea lor;
- Reducerea timpului de efectuare a procedurilor de căutare şi recepţionare a informaţiei.
Obiectivele creării şi implementării Sistemului Informatic Biblioteca Electronică a documentelor sunt:
- Evidenţa documentelor, numerotarea documentelor (atribuirea codului unic de identificare şi numărului versiunii);
- Clasificarea şi ierarhizarea documentelor;
- Menţinerea istoriei de modificare a documentelor (note informative referitor la modificările introduse în documentele sunt anexate electronic la document);
- Accesul personalizat al utilizatorilor la documente în dependenţă de funcţia executată;
- Posibilitatea reînnoirii drepturilor de acces;
- Informarea automatizată a utilizatorilor (angajaţilor) organizaţiei privind actualizarea/elaborarea documentelor;
- Identificarea documentelor, navigarea prin biblioteca de documente, căutarea documentelor după criteriile de înregistrare ale acestora;
- Selectarea documentelor în ordinea cronologică a aprobării, după criteriile de înregistrare;
- Regăsirea documentelor după legăturile funcţionale (fiecare documentelor va conţine referinţele la alte documente);
- Comentarea documentului de către utilizatori;
- Publicarea proiectelor de documente pentru discuţii, comentarii, propuneri, avize;
- Înregistrarea faptului că utilizatorii au luat cunoştinţă cu documentul prin intermediul sistemului documentelor;
- Constituirea flexibilă a pachetelor de documente (aceasta diminuează efectele negative atât a fragmentării excesive, cât şi a structurării imperfecte a documentelor), care ar permite organizarea seturilor destinate unor situaţii anume, fără a dubla păstrarea documentului;
- Divizarea accesului la modificarea bazei de date.
Pentru detalii suplimentare și versiune demo contactați experții noștri la tel. 022 820 911
