“e – Management al documentelor” – soluție complexă și eficientă pentru gestionarea documentelor.

O instituție este structurată în jurul documentelor, iar activitatea ei se desfăşoară prin intermediul acestor documente. Statisticile arată că o dată la cinci ani numărul de documente gestionate într-o instituție se dublează. Gestionarea corectă și eficientă a documentelor este o parte componentă și esențială de administrare prudentă a riscurilor în cadrul oricărei instituții.

Produsul software „e-Administrare. Managementul Documentelor. Controlul Executării Documentelor” reprezintă un sistem integrat de management al documentelor electronice ce pune la dispoziție funcționalități complete de salvare, arhivare, căutare, istoric, control, versionare, flux de aprobare și raportare.

Sistemul asigură centralizarea și punerea la dispoziția întregii organizații a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora în sistem sau de natura acestora, fie ele simple documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate și chiar imagini, care stau la baza derulării activității. De asemenea, asigură organizarea riguroasă și controlul accesului la documentele din arhivă prin acordarea drepturilor stricte de acces.

Sistemul este elaborat în conformitate cu normele legale naţionale şi ţine cont de particularităţile instituţiilor publice. Accesul la documente se realizează în conformitate cu politica de securitate a informației instituționale și se adaptează la nevoile organizației. Sistemul asigură stocarea securizată a documentelor și oferă o abordare inovativă cu privire la modul de gestiune și organizare a documentelor, reducând considerabil timpul de acces la documente precum şi modul de  distribuire și modificare al acestora.

Ca soluție pentru gestionarea documentelor, sistemul este creat pentru a lucra cu un volum mare de date și deține următoarele principale funcționalități:

• Ușurință în utilizare datorită unei interfețe intuitive;
• Acces securizat, controlat pentru utilizatori;
• Clasificarea eficientă a documentelor;
• Accesibilitatea documentelor;
• Urmărirea întregului ciclu de viaţă al fiecărui document.
• Ușurință în salvare și căutare documente;
• Alocarea identificatorului unic de înregistrare fiecărui document;
• Proces automatizat de aprobare a documentelor;
• Optimizarea timpului de căutare a unui document;
• Stabilirea locului unde se află fiecare document activ;

Sistemul este compatibil cu semnătura electronică - simplă și avansată calificată, cât și cu actele care au fost imprimate și ulterior semnate olograf cu aplicarea ștampilei. Toate sunt integrate perfect în sistem, fiind astfel disponibile tuturor utilizatorilor.

Atașat Manual de utilizare al Sistemului informațional Managementul Documentelor: